Versteckte Zeitfresser im Unternehmensalltag

Lesedauer: 3 Minuten
Lisbeth Junge

Marketing Managerin

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Die alltäglichen Zeitfresser

Im Arbeitsalltag haben so gut wie alle Unternehmen feste Prozesse und Abläufe, die sich stetig wiederholen. Oft merkt man dabei nicht, wie viel Zeit diese eigentlich kosten und man unterschätzt, dass viel wertvolle Zeit dabei eingespart werden kann. Ein paar Beispiele für solche alltäglichen Zeitfresser könnt ihr im Folgenden lesen.

Schichtplanung

Bis heute werden in vielen Unternehmen die Schichten geplant, indem die verantwortliche Person mit Stift und Papier zu jedem Mitarbeitenden geht und fragt, wann er oder sie Zeit hat und zusätzlich die speziellen Wünsche notiert. Die Befragung kann sich aufgrund von Krankheiten oder sonstigen Abwesenheiten unangenehm verlängern. Nachdem alle Befragungen durchgeführt worden sind, muss nun der Dienstplan erstellt werden. Anschließend muss dieser entweder ausgehängt oder an alle Mitarbeitenden geschickt werden. In der Regel tun sich dann die ersten Beschwerden auf, dass doch nicht auf alle Wünsche eingegangen oder etwas vergessen wurde. Insgesamt ein langwieriger Prozess, der auf viel Kommunikation beruht, was immer wieder eine Fehlerquelle darstellt.

Mit TeamCraft kann ganz entspannt im Browser geplant werden. Abwesenheiten und Wünsche werden direkt im Planungsprozess angezeigt und dank Konflikterkennung ist es dir unmöglich, Fehler im Schichtplan zu übersehen. Mitarbeitende können in der dazugehörigen App stets den aktuellen Schichtplan einsehen und auch, mit wem sie in einer Schicht eingeteilt sind und wann ihre nächste ist. Wird eine geplante Schicht nicht in der App gestartet, bekommen die Mitarbeitenden eine Push-Nachricht, die sie daran erinnert. Insgesamt kann durch TeamCraft in der Schichtplanung bis zu 75% an Zeit gespart werden.

Abwesenheitsplanung

Personaler*innen werden es kennen: du planst Ewigkeiten den Dienstplan für kommende Woche, da meldet sich Sonntag Abend um 23 Uhr die erste Person, dass sie die folgende Woche krank ist. Eine Lücke für die Woche kannst du dir jedoch nicht leisten, da die Aufgaben schlichtweg erledigt werden müssen. Also musst du am nächsten Morgen schauen, wer noch Kapazitäten in der Woche hat, indem du erneut alle Mitarbeitenden anrufst.

Mit TeamCraft kannst du diesen Prozess zeitlich um bis zu 85% verkürzen. Die Mitarbeitenden tragen ihre Abwesenheiten in der App ein und du kannst direkt im Schichtplan sehen, wo du nachjustieren musst. Es wird dir ebenfalls angezeigt, welche Mitarbeitenden du für eine weitere Schicht einplanen kannst und welche nicht. Telefonieren gehört damit der Vergangenheit an.

Mit TeamCraft verringert sich der zeitliche Aufwand erheblich.

Digitale Personalakte

Dicke und verstaubte Aktenordner – im besten Fall findet man sie direkt, im schlimmsten Fall kann sich niemand daran erinnern, sie überhaupt schon einmal gesehen zu haben. Bei Fragen zu Verträgen oder Änderungswünschen kann dies zum Problem werden. Mit TeamCraft findest du in wenigen Klicks den gewünschten Vertrag, da diese digital gespeichert werden. So kann bis zu 66% Zeit gespart werden.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist für viele Unternehmen schwierig umzusetzen, sodass noch immer häufig auf Vertrauensbasis gearbeitet wird. Mit TeamCraft ist die Zeiterfassung so einfach wie nie. Mitarbeitende können in der App (oder in der App im Browser) ihre geplanten Schichten starten und stoppen. Die geleisteten Arbeitszeiten werden automatisiert zusammengefasst und stehen jederzeit als Liste zum Download bereit. Diese kann ohne Weiteres ans Steuerbüro weitergeleitet werden.

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